Privacyverklaring
1. Inleiding
Deze Privacyverklaring is van toepassing op alle informatie, producten en diensten van de vereniging Dutch Photographers (hierna: DuPho), de beroepsvereniging van professionele fotografen, gevestigd aan de Piet Heinkade 181k, 1019 HC Amsterdam. DuPho verwerkt persoonsgegevens van haar leden, relaties en derden. In deze Privacyverklaring leggen wij uit hoe wij dat doen. Ook leggen wij uit hoe wij omgaan met cookies. Deze Privacyverklaring wordt indien nodig gewijzigd en aangepast aan de actualiteit. De laatste versie wordt altijd gepubliceerd op de website van DuPho en geldt vanaf de dag van publicatie. Wij raden daarom aan om deze Privacyverklaring af en toe weer door te lezen.
2. Begrippen
Voor een goed begrip van deze Privacyverklaring is het handig om een aantal begrippen te kennen:
Wat zijn “persoonsgegevens”?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee een natuurlijk persoon is of kan worden geïdentificeerd. Er is een onderscheid tussen algemene persoonsgegevens en bijzondere persoonsgegevens. Bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens betreffende ras/etniciteit, politieke opvattingen, religie of levensbeschouwing, lidmaatschap van een vakbond, gezondheid, genetische persoonsgegevens, biometrische persoonsgegevens, gegevens over het seksuele leven en strafrechtelijke gegevens. Alle andere gegevens die kunnen leiden tot de identificatie van een persoon zijn algemene persoonsgegevens. In deze Privacyverklaring zullen we al deze persoonsgegevens kortweg aanduiden als “Persoonsgegevens”.
Zijn portretten persoonsgegevens?
Nee, in beginsel niet. Portretten zijn alleen persoonsgegevens als ze worden gebruikt om met behulp van bepaalde technische middelen de afgebeelde persoon te identificeren (zoals een pasfoto). Dan vallen ze onder de categorie “biometrische gegevens”. Er hoeft niet te snel te worden aangenomen dat een portret een biometrisch persoonsgegeven is. Een fotograaf heeft daarbij ook recht op vrije meningsuiting, waaronder journalistieke en artistieke vrijheid. DuPho vraagt aan alle (nieuwe) leden een pasfoto om deze te kunnen plaatsen op de DuPho-kaart (de kaart waarmee een fotograaf zich kan legitimeren als professioneel fotograaf). Omdat de pasfoto daar wel dient ter identificatie van een bepaald persoon, is het portret in dat geval wel een persoonsgegeven. De pasfoto is overigens niet verplicht.
Wat is “verwerking” van persoonsgegevens?
Onder verwerking van persoonsgegevens wordt verstaan iedere handeling, geautomatiseerd of niet, die wordt verricht met persoonsgegevens, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, opslaan, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, verspreiden, ter beschikking stellen, combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens. Al deze handelingen worden in deze Privacyverklaring aangeduid als “verwerken” of “ gebruiken”.
Wat is een “betrokkene”?
Een betrokkene is de natuurlijke persoon wiens gegevens het betreft. In deze Privacyverklaring wordt deze persoon verder aangeduid als “de fotograaf” ,“u”, of “uw”.
Wat is een “verwerkingsverantwoordelijke”?
De verwerkingsverantwoordelijke is de natuurlijke persoon of rechtspersoon (bedrijf, organisatie of instelling) die het doel en de middelen van de verwerking van de persoonsgegevens bepaalt. In deze Privacyverklaring is dat de Vereniging Dutch Photographers (hierna: “DuPho”, “wij”, “ons/onze”).
Wat is een “verwerker”?
De verwerker is de partij die in opdracht en op aanwijzing van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt. Wat betekent “AVG”? AVG betekent “Algemene Verordening Gegevensbescherming”, de Europese verordening van 27 april 2016 (in werking getreden op 25 mei 2018) betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.
3. Verwerking van persoonsgegevens
DuPho verwerkt uitsluitend persoonsgegevens die door de persoon zelf aan DuPho ter beschikking zijn gesteld. Deze gegevens hebben voornamelijk dan wel uitsluitend te maken met de uitoefening van uw beroep als fotograaf. De persoonsgegevens die wij verwerken zijn: voornamen, achternaam, geboortedatum, adres, bedrijfsnaam, telefoonnummers, e-mailadres, website (IP-nummer) en gegevens noodzakelijk voor facturering. Indien de fotograaf dat heeft aangegeven, dan verwerken wij ook gegevens over zijn of haar professionele specialisaties en interesses. Zoals hierboven aangegeven vragen wij iedere fotograaf die lid is van DuPho om een pasfoto die wordt gebruikt op de DuPho-pas en die om die reden in onze ledenadministratie wordt opgeslagen. Het leveren van een pasfoto is niet verplicht. Iedere fotograaf die lid van DuPho is krijgt een gebruikersnaam en een wachtwoord, waarmee hij of zij een eigen account op de website van DuPho kan aanmaken. De fotograaf kan op zijn of haar account eigen foto’s plaatsen en zijn gegevens wijzigen. Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens, anders dan bovenvermelde pasfoto’s. Naast persoonsgegevens van leden of aspirant-leden bewaren wij ook persoonsgegevens van oud-leden, omdat het voorkomt dat oud-leden na enige tijd opnieuw lid worden. Ook verwerken wij persoonsgegevens van derden, bijvoorbeeld van personen met wie wij geregeld samenwerken.
4. Gebruik van persoonsgegeven
Op welke wijze worden de persoonsgegevens gebruikt? Wij gebruiken de persoonsgegevens om onze leden op de hoogte te houden van onze diensten en om informatie te geven over onderwerpen die interessant zijn of van belang kunnen zijn voor professionele fotografen. Ook worden de persoonsgegevens gebruikt voor het onderhouden van het lidmaatschap, waaronder het in- en uitschrijven van leden, het sturen van facturen en het doen van betalingen. Dit kan ook zijn het delen van gegevens met andere beroepsorganisaties in verband met een zogeheten “duo-lidmaatschap”. E-mailadressen van leden, oud-leden en andere geïnteresseerden worden gebruikt voor de verzending van nieuwsbrieven. Bij iedere nieuwsbrief wordt de mogelijkheid geboden om van het verder ontvangen van nieuwsbrieven af te zien (opt-out). Als u heeft aangegeven dat u bijzondere interesse heeft in een bepaalde tak van fotografie, dan kunnen wij deze informatie gebruiken om u gerichte informatie te sturen. De persoonsgegevens kunnen daarnaast worden gebruikt voor het geven van bepaalde ledenvoordelen, zoals toegang of kortingen. Met een aantal bedrijven die producten en diensten aanbieden voor fotografen hebben wij daarover afspraken gemaakt. Met deze bedrijven delen wij beperkte informatie (naam en lidmaatschapsnummer) zodat zij kunnen verifiëren of u inderdaad lid bent van DuPho. Is dit gebruik rechtmatig? Ja, dit is rechtmatig. De AVG geeft verschillende gronden voor rechtmatig gebruik van persoonsgegevens. Voor zover relevant zijn dit: § De fotograaf heeft toestemming gegeven voor het gebruik van de persoonsgegevens; § De verwerking van de persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering of het aangaan van een overeenkomst; § Er is een wettelijke verplichting voor het gebruiken van persoonsgegevens; § Wij – of een derde partij met wie wij samenwerken – heeft een gerechtvaardigd belang om de persoonsgegevens te gebruiken. In ons geval geldt dat wij in vrijwel alle gevallen toestemming van u hebben gekregen om de persoonsgegevens te verwerken. DuPho verwerkt in de regel geen persoonsgegevens van een fotograaf die niet afkomstig zijn van de fotograaf zelf. Daarnaast geldt dat er voor leden sprake is van een overeenkomst (het lidmaatschap), waarbij wij de gegevens nodig hebben om het lidmaatschap te onderhouden. Dit geldt ook in het geval dat iemand lid wil worden (aspirant-leden). Tot slot hebben wij een gerechtvaardigd belang om persoonsgegevens te verwerken, namelijk het behartigen van de belangen van beroepsfotografen in Nederland. Dat doet wij op allerlei manieren, onder andere door u op de hoogte stellen van onderwerpen die voor professionele fotografen interessant of van belang kunnen zijn. Omdat onderdeel van deze belangenbehartiging tevens het aanbieden van ledenvoordelen voor diensten en producten van andere bedrijven is, delen wij beperkte informatie met deze bedrijven. Ook dit is een gerechtvaardigd belang.
5. Minimale gegevensverwerking, juistheid en opslagbeperking
DuPho houdt zich aan de vereisten van minimale gegevensverwerking, juistheid en opslagbeperking. DuPho verwerkt alleen persoonsgegevens die van belang zijn voor de door DuPho vooromschreven doeleinden. Gegevens die geen betrekking hebben op u als professioneel fotograaf, worden niet verwerkt. Daarnaast zorgt DuPho ervoor dat de persoonsgegevens regelmatig worden geactualiseerd, bijvoorbeeld wanneer u aangeeft dat er een wijziging heeft plaatsgevonden (zoals een nieuw adres, e-mailadres, telefoonnummer of bankrekeningnummer). De persoonsgegevens die wij van u verwerken worden in ieder geval bewaard voor de duur van het lidmaatschap, en daarna voor de duur van tien jaren. DuPho heeft hiervoor gekozen omdat de ervaring leert dat fotografen hun lidmaatschap vaak hernieuwen en omdat sommige oud-leden op de hoogte gehouden willen worden van onze activiteiten. Indien na verloop van tien jaren de persoonsgegevens ongebruikt zijn gebleven worden zij gewist. Als u wenst dat uw persoonsgegevens eerder worden gewist, dan kunt u daarover contact met ons opnemen (zie hieronder). Als er sprake is van een wettelijke bewaarplicht, bijvoorbeeld op grond van fiscale of sociale verzekeringswetgeving, dan houden wij ons aan de wettelijke bewaartermijnen.
6. Delen van persoonsgegevens
Zoals hierboven aangegeven wordt een beperkt aantal persoonsgegevens gedeeld met bedrijven die producten en diensten met korting aanbieden aan onze leden (ledenkortingen). Daarnaast kan het zijn dat een fotograaf tevens lid is van een andere beroepsorganisatie en daarbij al dan niet korting kan krijgen op het lidmaatschapsgeld. In dat geval worden persoonsgegevens met deze organisatie gedeeld, waarbij er altijd eerst toestemming aan de fotograaf zelf wordt gevraagd. Om onze diensten te kunnen leveren werken wij ook samen met partijen die in onze opdracht uw persoonsgegevens verwerken. Dit kunnen bedrijven zijn die bepaalde software leveren (zoals ledenadministratie, financiële administratie, hostingbedrijf voor onze website) of bedrijven die wij in de arm hebben genomen om bepaalde evenementen te organiseren. Met al deze bedrijven hebben wij zgn. verwerkersovereenkomsten gesloten, waarin uitdrukkelijk is omschreven op welke wijze en voor welke doelen deze verwerkers de persoonsgegevens mogen verwerken. Op onze website staan buttons van Facebook, LinkedIn, Twitter en Instagram, die u in staat stelt om informatie van onze website te delen. Door op deze buttons te klikken worden er bestanden van deze sociale media zelf geactiveerd, waarmee deze sociale media informatie kunnen verzamelen over onder meer de pagina’s die u bezoekt en het IP adres van waaruit u de button activeert. Wij wijzen u erop dat u met het gebruik van deze mogelijkheden in een andere internetomgeving terechtkomt, namelijk die van het betreffende sociale media platform zelf. Hierop zijn dan ook de gebruiksvoorwaarden en privacy verklaringen van deze sociale media van toepassing. Wij raden u aan deze door te nemen voordat u ze gebruikt.
7. Cookies
Cookies zijn kleine digitale bestanden die, op het moment dat u onze website bezoekt of gebruikt, op de harde schijf van uw computer worden opgeslagen. Deze bestandjes worden gebruikt om een volgend bezoek aan of gebruik van de website te vergemakkelijken of informatie over het bezoek op te slaan. Er zijn verschillende soorten cookies, namelijk functionele cookies, analytische cookies en marketing cookies. Functionele cookies zijn cookies die het gebruik van de website vergemakkelijken. Daarbij worden geen persoonsgegevens verwerkt. Analytische cookies zijn cookies die het bezoek aan en het gebruik van onze website kunnen analysen en ons op die manier van informatie kunnen voorzien om onze website te verbeteren. Met analytische cookies worden slechts in beperkte mate persoonsgegevens verwerkt. DuPho maakt gebruikt van Google Analytics, een applicatie van Google die het gebruik van onze website analyseert. Wij hebben dit programma zo ingesteld dat de informatie die Google Analytics verzamelt zoveel als mogelijk wordt geanonimiseerd. Wij hebben Google geen toestemming gegeven deze informatie voor andere doeleinden te gebruiken of met anderen te delen. Om aan te geven dat Google zich houdt aan de AVG standaarden heeft Google zich gecertificeerd bij het Privacy Shield Framework te Washington. Voor meer informatie, zie: https://www.privacyshield.gov/list.
8. Veiligheid
We spannen ons in ervoor te zorgen dat de beveiliging van uw persoonsgegevens accuraat en actueel is. De medewerkers van DuPho hebben alleen toegang tot de digitale omgeving van DuPho middels een persoonlijke login. Buiten de medewerkers van DuPho hebben slechts een beperkt aantal personen die het systeem voor ons onderhouden toegang tot het systeem. De website is beveiligd met en SSL certificaat (HTTPS), zodat de datastroom tussen browser en server niet leesbaar is voor anderen.
9.Uw rechten als betrokkene
Als de persoon wiens persoonsgegevens door ons worden verwerkt, heeft u op grond van de AVG de volgende rechten: a. het recht om te worden geïnformeerd wat er met uw persoonsgegevens gebeurt (zoals wordt gedaan in deze Privacyverklaring); b. het recht om inzage te krijgen in de persoonsgegevens die wij van u verwerken; c. het recht om te weten met wie wij welke persoonsgegevens van u delen (zoals in deze Privacyverklaring is aangegeven); d. het recht om uw persoonsgegevens te laten wijzigen indien deze niet juist, niet volledig of niet actueel zijn; e. het recht om het gebruik van uw persoonsgegevens tijdelijk te beperken; f. het recht om uw data rechtstreeks over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, mits dit technisch haalbaar is; g. het recht om uw data te laten wissen (“vergeetrecht”). Indien u een van deze rechten wenst uit te oefenen, neem dan contact met ons op via info@dupho.nl. Dupho behoudt zich het recht voor u om nadere identificatie te vragen om te verifiëren dat het verzoek de juiste persoon betreft. De informatie die u wenst zal door ons in een gangbaar elektronisch formaat aan u ter beschikking worden gesteld.
10. Klachten
Als u een klacht heeft over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken of u vragen heeft over ons privacybeleid, neem dan contact met ons op via info@dupho.nl. Wij proberen u dan zo goed mogelijk van dienst te zijn. Mocht u desondanks niet tevreden zijn met de wijze waarop wij uw vraag of klacht hebben afgehandeld, dan kunt u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag, telefoonnummer +00 31 70 8888 500 of via: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten/privacyklacht-indienen